SharePoint – eine Bestandsaufnahme
Nachdem der Microsoft SharePoint Server 2010 verfügbar war, wurde Forrester Consulting von Microsoft damit beauftragt zu untersuchen, welche betriebswirtschaftlichen Auswirkungen sich für Unternehmen aus dem Einsatz dieser Software-Lösung ergeben und welcher Return on Investment daraus resultieren kann. Um dies herauszufinden, führte Forrester detaillierte Interviews mit elf Microsoft-Kunden durch, die das Produkt in Gebrauch genommen haben. Die gewonnenen Erkenntnisse und zukunftsorientierten Erwartungen wurden auf ein Unternehmen mit 5000 Mitarbeitern projiziert. Daraus resultierend prognostiziert Forrester Consulting beim Einsatz der neuesten SharePoint-Version einen risikobereinigten Return On Investment (ROI) von 108 Prozent und eine Amortisationsdauer von weniger als zwölf Monaten. Demnach ist SharePoint eine lohnende Investition, bei der jeder Controller leuchtende Augen bekommen müsste.
Dieser Effekt dürfte sich auch bei der Mehrheit der arbeitenden Bevölkerung einstellen, sobald sie die SharePoint-Plattform kennen lernt – zumindest aber bei jenen zwei Dritteln, die als Wissensarbeiter oder Information Worker gelten und nicht körperlich tätig sind. Denn SharePoint verspricht, die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten ebenso zu erleichtern wie die Zusammenarbeit, und zwar sowohl im Unternehmen als auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Und das alles bei einer sehr einfachen Bedienbarkeit, wie sie aus Microsofts Office-Welt hinlänglich bekannt und verbreitet ist.
Glücksrad für Information Worker
SharePoint 2010 ist eine Business-Plattform, die den Austausch von Informationen unterstützt und deren Features alle Unternehmensbereiche nutzen können. Unternehmen bekommen mit SharePoint 2010 ein Werkzeug an die Hand, das alles, was zur klassischen Zusammenarbeit benötigt wird, kombiniert. Mit dem so genannten „SharePoint 2010 Glücksrad“ lassen sich die wesentlichen Funktionsbereiche oder Themenblöcke, die für Information Worker interessant sind, gut darstellen.
Das erste Feld im „Glücksrad“ sind Sites, über die sich Informationen sicher mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden teilen lassen. Nach wie vor ist der Bereich Sites das Herzstück von SharePoint. Sites liefern eine einheitliche Infrastruktur zur Bereitstellung von Webseiten für Intra-, Extra- und Internetszenarien und speichern alle Inhalte.
SharePoint-Websites präsentieren sich gegenüber der Vorgängerversion in einem komplett überarbeiteten Gewand. Besonders augenfällig sind hierbei die neue Benutzeroberfläche und die Darstellung der Funktionen innerhalb von so genannten Menübändern. Das Menüband ist eine neue Menüleiste, die dafür sorgt, dass viele, bislang versteckte Steuerelemente auf der Seite angezeigt werden, auf der sie den meisten Nutzen stiften. Vergleichbar mit der Benutzeroberfläche in Produkten wie Microsoft Word 2010 ist das Menüband in SharePoint 2010 eine Symbolleiste am oberen Rand jeder Seite, auf der viele der am häufigsten verwendeten Tools, Steuerelemente und Befehle angezeigt werden.
Im zweiten „Glücksrad-Feld“ sind die Communities aufgeführt, die moderne Formen der Zusammenarbeit ermöglichen. Der Bereich Communities beinhaltet Ideen und Features, die aus sozialen Netzwerken bekannt sind, und integriert sich in den Bereich der Inhalte. Somit ermöglicht SharePoint 2010 seinen Anwendern eine effiziente Zusammenarbeit über unterschiedliche Wege. Sie können in individuellen Gruppen zusammenarbeiten, Informationen klassifizieren oder bewerten, Kollegen anhand bestimmter Fähigkeiten suchen oder sich mit anderen Anwendern verbinden.
Das dritte Feld ist Content. Hier geht es darum, Inhalte über ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten. In SharePoint 2010 stehen, im Gegensatz zu Version 2007, Web 2.0-Features wie Wikis und Blogs auch im Dokumentenmanagement zur Verfügung. Die Bereitstellung, Verwaltung und Kontrolle von unterschiedlichen Inhalten spielt in SharePoint eine sehr wesentliche Rolle. Version 2010 unterstützt den gesamten Lebenszyklus bei der Verwaltung von Content und liefert hierfür verschiedenste Funktionen.
Für das einfache Suchen und Finden von Informationen und Personen steht im „SharePoint-Glücksrad“ das Feld Search. Als Kernthema von SharePoint wurde die Suche erheblich verbessert und liefert, angepasst an den Internetstandard, jetzt wesentlich mehr Informationen. Dazu gehören zum Beispiel unterschiedliche Webinhalte, Dokumente, Personen oder Daten aus externen Systemen. SharePoint 2010 bietet hierfür neue Relevanz-Funktionen, eine phonetische Suche, Suchfacette, Wildcard-Suche sowie eine interaktive, schrittweise Verfeinerung von Suchergebnissen.
Über das „Glücksrad-Feld“ Insights lassen sich Entscheidungen auf Basis relevanter Informationen treffen. Denn der Bereich Insights umfasst das ganze Thema Business Intelligence, das in SharePoint 2010 eine sehr wichtige Rolle spielt. Alle Funktionen, die zuvor in PerformancePoint Server zur Verfügung gestellt wurden, sind jetzt in SharePoint integriert. Ebenso die bereits aus SharePoint 2007 bekannten Excel Services, die neue Möglichkeiten bieten, Business Intelligence an jeden Arbeitsplatz zu bringen. SharePoint 2010 ermöglicht es, dass Anwender mit Daten aus strukturierten und unstrukturierten Quellen arbeiten können.
Das letzte Feld im „Glücksrad“, Composites, stellt dynamische Geschäftsanwendungen bereit. In SharePoint 2010 ist es möglich, alle vorhandenen Komponenten als Basis für Eigenentwicklungen zu verwenden. Hierfür gibt es so genannte Composite Applications. Die Idee dahinter ist, dass man auf Basis der einheitlichen Infrastruktur sehr schnell neue Anwendungen komponieren kann, indem vorhandene Elemente und Möglichkeiten zusammenstellt werden. Das Ergebnis ist auch unter dem Begriff Mash-Up bekannt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zusammenarbeit, häufig auch als Collaboration bezeichnet, mit all diesen in SharePoint 2010 zur Verfügung stehenden Komponenten wesentlich einfacher wird, allein schon deshalb, weil nicht für jede Anforderung ein eigenes Produkt notwendig ist. Es kann alles über eine einheitliche Business-Plattform miteinander verknüpft werden, wodurch sich das Handling unkompliziert gestaltet.
Mögliche Anwendungsfelder
Aber so lange die einzelnen Felder des „SharePoint-Glücksrades“ nicht zu einer konkreten Business-Lösung verbunden werden, bleibt der Nutzen von SharePoint im Ungefähren. Ein aktuelles Whitepaper von Microsoft zeigt auf, wie im Unternehmen vorhandene Anwendungen für Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM) in SharePoint 2010 integriert werden können, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Mittels Business Connectivity Services werden die Daten und Inhalte aus Systemen wie SAP oder Oracle in einer SharePoint-Umgebung „an die Oberfläche gebracht“. Einfaches Anwendungsbeispiel: Die Lagerbestandsdaten aus SAP werden dem Vertrieb in einer SharePoint-Umgebung zur Verfügung gestellt, damit dieser schnell und problemlos auf Bestelländerungen durch Kunden reagieren kann.
Eine ERP-Anwendung bleibt also mit den Business Connectivity Services, SharePoint und Microsoft Office kein alleinstehendes Datensilo, sondern wird aktiv angezapft. Bei der Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse in SharePoint kommt die Fachabteilung weitgehend ohne Unterstützung von der IT aus. Bereits fortgeschrittene Anwender sind mit den Werkzeugen von SharePoint beispielsweise in der Lage, Formularlösungen aufzubauen und weiterzuentwickeln. Noch komfortabler wird es bei der Bearbeitung von Kundenanfragen und -beschwerden. Denn der intuitive Umgang mit SharePoint und den Office-Produkten ist im Vergleich zu der mitunter aufwändigen Einarbeitung in ein ERP-System ein weiterer Vorteil, den die Microsoft-Welt mit sich bringt.
Vorteile für unterschiedliche Anwendergruppen
Auf drei wichtige Punkte eingedampft lässt sich mit SharePoint erstens einfach zusammenarbeiten, zweitens dank einheitlicher Infrastruktur Kosten senken und drittens schneller auf Business-Anforderungen reagieren. Differenziert nach unterschiedlichen Anwendergruppen werden die vielfältigen Vorteile noch deutlicher:
IT-Experten können mit SharePoint 2010 ihre Produktivität steigern, unter anderem weil Verwaltungstätigkeiten einfacher gestaltet werden und Administratoren einen besseren Einblick in die Betriebsabläufe erhalten. Diese Anwendergruppe profitiert auch von einer skalierbaren, vereinheitlichten Infrastruktur, die dank eines unkomplizierten Installations- und Konfigurationsverfahrens mit SharePoint 2010 flexibel bereitgestellt werden kann.
Ein Komplettpaket aus Projektvorlagen, Design- und Packaging-Tools in SharePoint 2010 trägt zu einer höheren Produktivität bei der Gruppe der IT-Entwickler bei. Umfassende Plattformdienste bieten eine Vielzahl neuer Funktionen – unter anderem die Business Connectivity Services –, mit denen sich Anwendungen für die Zusammenarbeit im Unternehmen erstellen lassen.
Fazit: Mit SharePoint 2010 können Endanwender, also die „normalen“ Information Worker, (1) schneller arbeiten, (2) intelligenter arbeiten und (3) besser zusammenarbeiten. Für sie kann das Collaboration-Werkzeug somit in vielerlei Hinsicht eine lohnende Investition sein.